Sistem Informasi, Organisasi dan Strategi

Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi


ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi dan organisasi mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh manajer untuk melayani kepentingan perusahaan. Pada saat yang bersamaan, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan manfaat dari teknologi baru.

Hubungan dua arah yang kompleks ini ditengahi oleh banyak faktor, bukan keputusan yang dibuat atau tidak dibuat manajer. Faktor lain yang menengahi hubungan mencakup budaya, struktur, politik, proses bisnis dan lingkungan bisnis.

Organisasi adalah struktur formal yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan output. Definisi teknis ini berfokus kepada tiga elemen dalam organisasi. Modal dan tenaga kerja adalah faktor produksi utama yang disediakan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) dapat mengubah masukan ini menjadi produk dan jasa pada fungsi produksi. Produk dan jasa dikonsumsi oleh lingkungan untuk pengembalian persediaan input.

Ciri-ciri organisasi
Seluruh organisasi modern memiliki karakteristik tertentu. Organisasi ini merupakan birokrasi dengan pembagian tenaga kerja dan spesialisasi yang jelas. Organisasi mengatur spesialis pada hirarki berwenang di mana setiap orang bertanggung jawab terhadap seseorang dan wewenang terbatas pada tindakan tertentu yang dibatasi oleh peraturan atau prosedur yang abstrak.
• Rutinitas dan proses bisnis
Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan. Aplikasi sistem informasi yang baru mensyaratkan rutinitas individu dan proses bisnis untuk berubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi. Rutinitas disebut prosedur operasi standar adalah peraturan, prosedur, dan praktik yang jelas yang telah dikembangkan untuk mengatasi seluruh situasi virtual yang diharapkan.

• Politik Organisasi
Keengganan berpolitik adalah salah satu kesulitan utama dalam membawa perubahan organisasi, terutama perkembangan sistem informasi yang baru. Secara virtual semua investasi besar pada sistem informasi oleh perusahaan yang membawa perubahan signifikan pada strategi, tujuan bisnis, proses bisnis, dan prosedur menjadi kegiatan yang terbebani secara politik.

• Budaya Organisasi
Budaya organisasi meliputi seperangkat asumsi ini mengenai produk apa yang harus diproduksi organisasi, bagaimana organisasi harus memproduksinya, dimana dan untuk siapa. Umumnya, asumsi budaya ini seluruhnya diambil begitu saja dan jarang diumumkan atau dibicarakan.

• Lingkungan organisasi
Organisasi berada pada lingkungan di mana sumber daya didapatkan dan kepada siapa barang dan jasa dipasok. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi menerima perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak dalam lingkungannya.

• Struktur organisasi
Klasifikasi Mintzberg, menunjukkan 5 jenis dasar struktur organisasi :
- Struktur wirausaha : Perusahaan baru dan kecil pada lingkungan yang cepat berubah.
- Birokrasi mesin : Birokrasi besar pada linkungan yang lambat berubah , memproduksi produk standar.
- Birokrasi dngn divisi : Kombinasi beragam birolrasi mesin, yang memproduksi produk dan jasa berbeda, satu kantor pusat.
- Birokrasi profesional : organisasi berbasis pengetahuan di mana barang dan jasa tergantung pada keahlian dan pengetahuan profesional.
- Adhocracy : Organisasi angkatan kerja yang harus menanggapi lingkungan yang cepat berubah.

BAGAIMANA SISTEM INFORMASI MEMPENGARUHI ORGANISASI DAN PERUSAHAAN ?
Sistem informasi telah menjadi alat yang integral, online dan interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan keputusan pada organisasi besar. Teori dan konsep dari ekonomi dan sosiologi membantu kita memahami peubahan yang dibawa TI.

• Dampak Ekonomi
Teknologi informasi mempengaruhi biaya dan kualitas informasi dan mengubah ekonomi informasi. TI membantu perusahaan melakukan kontrak dalam ukuran karena TI dapat mengurangi biaya transaksi yaitu biaya yang terjadi ketika perusahaan membeli apa yang tidak dapat dibuat sendiri di pasar. Menurut Teori Biaya Transaksi, perusahan dan individu mencar nilai ekonomi dari biaya transaksi, seperti yang mereka lakukan pada biaya produksi (Coase, 1937: Williamson, 1985).
TI juga dapat mengurangi biaya manajemen internal. Menurut Teori Keagenan, perusahaan dilihat sebagai neksus kontrak diantara individu yang memiliki kepentingan sendiri dibandingkan sebagai entitas yang bersatu dan ingin memaksimalkan keuntungan (Jensen dan Meckling, 1976).

INTERNET DAN ORGANISASI
Internet, terutama World Wide Web adalah awal untuk memiliki dampak penting pada hubungan antara perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan pada organisasi proses bisnisi di dalam perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Pada intinya, internet mampu untuk secara dramatis mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan organisasi.

IMPLIKASI RANCANGAN DAN PEMAHAMAN SISTEM INFORMASI
Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan ketika merencanakan sistem yang baru adalah sebagai berikut :
• Lingkungan di mana organisasi berfungsi
• Struktur organisasi: hierarki, spesialisasi dan proses bisnis
• Budaya dan politik organisasi
• Jenis organisasi dan kepemimpinan
• Kelompok kepentingan utama
• Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis

MODEL DAYA KOMPETITIF PORTER
Model daya kompetitif Michael Porter, model ini menyediakan pandangan umum terhadap perusahaan, pesaingnya, dan lingkungan perusahaan. Model kompetitif seluruhnya adalah mengenai lingkungan bisnis umum perusahaan.

• Pesaing Tradisional
Seluruh perusahaan berbagi pangsa pasar dengan pesaing lainnya yang secara berkelanjutan menggunakan cara baru, yang lebih efisien untuk berproduksi dengan memperkenalkan produk dan jasa baru, dan mencoba untuk menarik pelanggan dengan mengembangkan merek dan mengenakan biaya perubahan kepada pelanggannya.

• Pemain Baru di Pasar
Pada ekonomi bebas dengan sumber daya tenaga kerja dan keuangan yang dapat bergerak, perusahaan baru selalu memasuki pasar. Pada beberapa industri, terdapat halangan yang sangat rendah untuk memasuki pasar, di mana pada industri lainnya, memasuki pasar adalah sangat sulit.

• Produk dan Jasa Pengganti
Semakin banyak produk dan jasa pengganti pada industri suatu perusahaan, semakin tidak mungkin perusahaan itu dapat mengendalikan penetapan harga dan semakin rendah margin laba perusahaan.

• Pelanggan
Kekuatan para pelanggan berkembang jika mereka dapat dengan mudah berpindah kepada produk dan jasa pesaing, atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing hanya pada harga di pasar transparan di mana terdapat sedikit diferensiasi produk.

• Pemasok
Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak penting pada keuntungan perusahaan, terutama jika perusahaan tidak dapat menaikkan harga sementara pemasok bisa. Semakin banyak pemasok berbeda yang dimiliki perusahaan, semakin besar kendali yang dapat dijalankan atas pemasok dalam bentuk harga, kualitas dan jadwal pengiriman.

STRATEGI SISTEM INFORMASI UNTUK BERHUBUNGAN DENGAN DAYA KOMPETITIF
• Kepemimpinan Harga Rendah
Sistem informasi digunakan untuk mencapai biaya operasional terendah dan harga terendah. Sistem penggantian persediaan berlanjut yang dijalankan Wal-Mart menggunakan data penjualan yang diperoleh pada counter keluar, yang mengirimkan pesanan untuk menyimpan lagi barang dagang langsung kepada pemasoknya. Sistem ini membuat Wal Mart mampu mempertahankan biaya rendah sembari menyesuaikan persediaannya untuk memenuhi permintaan pelanggan.

• Diferensiasi Produk
Sistem informasi digunakan untuk memungkinkan produk dan jasa baru, atau mengubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk dan jasa yang telah ada. Pembuat dan pengecer menggunakan sistem informasi untuk menciptakan produk dan jasa yang dimodifikasi dan dapat dipersonalisasi untuk menyesuaikan dengan spesifikasi pelanggan individual.

• Berfokus Pada Peluang Pasar
Sistem informasi digunakan untuk memungkinkan fokus pasar khusus, dan layani pasar sasaran sempit ini lebih baik dari pesaing. Sistem informasi mendukung strategi ini dengan memproduksi dan menganalisis data untuk penjualan dan teknik pemasaran yang baik.

• Menguatkan Keakraban Pelanggan dan Pemasok
Sistem informasi digunakan untuk memperat hubungan dengan pemasok dan kembangkan keakraban dengan pelanggan. Hubungan kuat kepada pelanggan dan pemasok meningkatkan biaya perpindahan, biaya untuk berpindah dari satu produk ke produk pesaing, dan loyalitas kepada perusahaan.